業務内容は要確認

手を上げる男性

秘書の求人を選ぶ際は、業務内容を確認するのがポイントです。秘書の仕事は、正社員か派遣によって、およびスキルによってレベルが異なります。たとえば一番レベルの低い秘書アシスタントレベルでは、上司のスケジュール管理や電話応対、会議の準備など特別なスキルを持っていなくてもできるような業務がほとんどです。そのため、正社員に限らず派遣や契約社員の募集を行っている企業も多くあります。一方社長秘書レベルになると、社長の業務の代行や社長が主催のイベントの運用など高いビジネススキルが必要とされる業務を行うことになります。どの程度のレベルの作業を行うのかは求人によって異なるため、事前によく確認しましょう。また、未経験から正社員の秘書を目指す場合は、派遣や契約社員からはじめて正社員登用を狙うという方法もあります。

主な業務内容とメリット

スーツの人

企業の経営補佐をメインとするものや医療機関の経営者・医師のサポートをメインとするものなど秘書にはさまざまな種類がありますが、上司の業務をサポートすることは秘書としての共通の目的です。上司のスケジュール管理や来客対応など事務作業に近いものもあれば、予算管理や株主総会の運営など企業の運営作業を手伝うケースもあります。一般的に派遣であれば事務作業に近い仕事を、正社員であれば企業の運営に関わる仕事をすることが多いようです。事務作業をメインに行うとしても、普通の事務員とは異なり重要なポジションにいる役員の方と関わりを持てるのが大きなポイントです。重役とコミュニケーションをとることで視野を広げることができ、自身のコネクションにつながる可能性もあります。

求められる能力

男性社員

上司と接する時間の長い秘書には、コミュニケーション能力の高さや細やかな気配りが求められます。あくまでもサポート役であることを忘れず、立場をわきまえた行動ができることも大事です。表立ってなにかするよりも裏方に徹することのできる人が向いている仕事だといえます。正社員を狙うなら、高い情報処理能力や英語能力も身につけておくといいでしょう。秘書の膨大な仕事をこなすには素早く正確に行う力、資料作成にはPCスキルが必須となります。企業によっては海外の企業との取引を行うところもあるため、高い語学力が求められるケースもあります。正社員の秘書となるのに資格を求められることはほとんどありません。しかし「秘書技能検定」や「CBS検定」などの資格を取得しておくと、秘書として必要なビジネスマナーを身につけていることの証明となり、就職に有利に働きます。正社員登用を目指すなら、資格の取得も視野に入れておくといいでしょう。

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